DutyDesk, מסך אחרי מסך

שישה־עשר צעדים מאפליקציה שרק עכשיו הותקנה ועד בוט שעונה בארבע רשתות, קובע תורים ומנהל את רשימת הלקוחות. כל תמונה כאן היא האפליקציה עצמה, בשפה שבה אתם קוראים — חוץ משתיים של לוח הבקרה של Meta, שהן תרשימים ואומרות זאת על התמונה.

צילומי המסך כאן בעברית מפני שאתם קוראים בעברית. החליפו שפה למעלה — והם יתחלפו איתה.

שלב 1 מתוך 16

הפעלת מפתח המוצר

המסך הראשון מבקש את מפתח המוצר שהגיע במייל הרכישה. מזינים אותו פעם אחת — האפליקציה שומרת אותו על המחשב הזה ובודקת אותו מדי פעם מול שרת הרישוי, כך שהמפתח קשור למחשב ולא אליכם.

1. 1הדביקו כאן את המפתח מהמייל
2. 2ואז לוחצים על הפעלה

שלב 2 מתוך 16

להעביר את האפליקציה לשפה שלכם

DutyDesk מדבר אנגלית, עברית, רוסית, אוקראינית וערבית. הגדרות ← מראה מחליפות את כל הממשק בבת אחת, בלי הפעלה מחדש. עברית וערבית גם הופכות את הפריסה מימין לשמאל. הבחירה נשמרת על המחשב הזה ולא נשלחת לשום מקום.

1. 1הגדרות ← מראה
2. 2בוחרים שפה — המסך משתנה מיד

שלב 3 מתוך 16

הוספת ערוץ

לכל חיבור יש כרטיס משלו בהגדרות ← ערוצים. פותחים "הוספת ערוץ" ובוחרים רשת. אפשר יותר מאחד מכל סוג — שני מספרי וואטסאפ, או מספר וואטסאפ ובוט טלגרם זה לצד זה — ולכל אחד יש שם משלו, מכסה יומית משלו וכללים משלו.

1. 1הוספת ערוץ
2. 2וואטסאפ, טלגרם, מסנג׳ר או אינסטגרם

שלב 4 מתוך 16

לחבר וואטסאפ בסריקת קוד

וואטסאפ מתחבר בדיוק כמו מכשיר נוסף. בטלפון פותחים וואטסאפ ← הגדרות ← מכשירים מקושרים ← קישור מכשיר, ומכוונים את המצלמה לקוד שעל הכרטיס. הקוד מתרענן מעצמו עד שסורקים אותו, והתווית על הכרטיס אומרת איפה החיבור עומד.

1. 1סורקים את זה מהטלפון
2. 2איפה החיבור עומד

שלב 5 מתוך 16

חיבור בוט טלגרם

טלגרם דורש בוט ולא טלפון. שולחים הודעה ל-@BotFather, שולחים ‎/newbot ומדביקים כאן את הטוקן שהוא מחזיר. "בדיקה" שואלת את טלגרם למי שייך הטוקן עוד לפני השמירה, כך שטעות הקלדה נתפסת כאן ולא בשקט אחר כך.

1. 1מדביקים את הטוקן מ-@BotFather
2. 2בודקים, ואז שומרים

שלב 6 מתוך 16

מסנג׳ר: פותחים אפליקציית Meta משלכם

מסנג׳ר ואינסטגרם הם חיבור אחד משני חצאים, והחצי הזה נעשה אצל Meta ולא ב-DutyDesk. צריך דף פייסבוק שאתם מנהלים — לפרופיל אישי אין ממשק הודעות שתוכנה רשאית להשתמש בו — ואפליקציה משלכם שדרכה מגיעים אליו. כל מה שקראתם על App Review נוגע להגעה לדף של מישהו אחר. אפליקציה שלכם על דף שלכם לא צריכה את זה בכלל.

1. 1developers.facebook.com ← האפליקציות שלי
2. 2«אחר», ואז הסוג «עסקי»
3. 3אתם המנהלים שלה — זה מה שקובע

שלב 7 מתוך 16

מנפיקים טוקן שלא פג

הגדרות העסק של Meta מנפיקות טוקן של משתמש־מערכת, ו-DutyDesk בנוי בדיוק לזה: הוא מבקש מהדף שלכם את הטוקן שלו ומוודא שהתשובה היא באמת הדף שלכם, כך שלא תריצו את השלב הזה ידנית. הבחירה היחידה במסך הזה שאף אחד לא מזהיר עליה היא התפוגה. טוקן שהונפק ל-60 יום או לשעה עוצר את הבוט ברגע שהוא נגמר, באמצע שיחה, כשהכול אצלכם תקין — קבעו «לעולם לא».

1. 1«לעולם לא». זו הבחירה שקובעת
2. 2מסמנים את כל החמש — זוג האינסטגרם חשוב רק לאינסטגרם
3. 3מנפיקים, ואז מעתיקים את כל המחרוזת

שלב 8 מתוך 16

מדביקים בכרטיס המסנג׳ר

הוספת ערוץ ← Messenger נותנת לדף כרטיס משלו, והטוקן נכנס לתוכו. לוחצים «בדוק» לפני «שמור»: הכפתור לא עונה אם הטוקן עובד — כמעט כל טוקן עובד — אלא בשם איזה דף הוא מדבר, וזו השאלה. טוקן ששייך לאדם עובר כל בדיקה אחרת ואז קורא את התיבה שלו במקום זו של הדף. במסנג׳ר גם מותר לעסק להשיב רק בתוך 24 שעות מרגע שהלקוח כתב, והשעון מתאפס בכל פעם שהוא כותב שוב.

1. 1מדביקים כאן את טוקן הדף
2. 2«בדוק» אומר איזה דף ענה
3. 3ואז «שמור», ואז «התחבר»

שלב 9 מתוך 16

אינסטגרם, על אותו טוקן

הודעות אינסטגרם נקראות דרך דף הפייסבוק שהחשבון מקושר אליו, ולכן זה שוב אותו טוקן של דף, בכרטיס משלו. החשבון שלכם חייב להיות מקצועי ומקושר לאותו דף. הכרטיס מציג את שם המשתמש שבשמו הוא עונה ולא את הדף, כי זה מה שהלקוחות רואים — אם מופיע שם חשבון שאתם לא מזהים, הטוקן מגיע לחשבון הלא נכון. הגדרה אחת יושבת בטלפון ושום דבר כאן לא יכול לדווח עליה: כשהיא כבויה, הכול בכרטיס הזה תקין ואף הודעה לא מגיעה.

1. 1ודאו שזה שם המשתמש שלכם
2. 2וזו נמצאת בטלפון, לא כאן

שלב 10 מתוך 16

כתיבת הכלל הראשון

כלל הוא דבר לחפש ותשובה לשלוח. נותנים לו את המילים שלקוח באמת יכתוב, ואז את התשובה. התשובה יכולה לשאת את שם איש הקשר, את שעת היום או את שעות הפתיחה, וזמן המתנה מונע מאותו אדם לקבל תשובה פעמיים ברצף.

1. 1המילים שמחפשים
2. 2מה הוא עונה
3. 3כמה זמן עד שיענה שוב
4. 4שומרים — והוא פעיל מיד

שלב 11 מתוך 16

בניית תפריט ששואל בחזרה

כשתשובה אחת לא מספיקה, תרחיש שואל שאלה ומציע אפשרויות. טלגרם מצייר אותן ככפתורים ללחיצה; וואטסאפ שולח את אותן אפשרויות כרשימה ממוספרת. שלב יכול גם להציע את התורים הפנויים שלכם ולקבוע את זה שהלקוח בוחר.

1. 1התרחישים שלכם
2. 2מה השלב הזה אומר
3. 3כל בחירה מובילה לאנשהו

שלב 12 מתוך 16

לקרוא את היום במבט אחד

מסך הסקירה הוא זה שמשאירים פתוח. הוא מראה מה נכנס ומה יצא ב-24 השעות האחרונות, כמה מהר הבוט ענה, וכמה מהמכסה היומית כבר נוצלה. שני המתגים למעלה עוצרים ומפעילים כל תשובה בכל החיבורים.

1. 1המתג הראשי
2. 2כמה מהמכסה של היום נוצלה
3. 3ההודעות האחרונות, לשני הכיוונים

שלב 13 מתוך 16

קריאת יומן ההודעות

כל הודעה נרשמת, וגם כל החלטה — כולל אלה שבהן הבוט בחר לשתוק. התווית שעל תשובה מציינת את הכלל שיצר אותה, כך שלשאלה "למה הוא אמר את זה?" יש תשובה. עוברים ל"שיחות" כדי לקרוא את השרשור של אדם אחד.

1. 1לקרוא את זה כשיחות
2. 2נשלח, התקבל, או נעצר
3. 3איזה כלל ענה

שלב 14 מתוך 16

ניהול רשימת הלקוחות

כל מי שאי פעם כתב נמצא כאן, עם השלב שבו הוא נמצא וכל ההיסטוריה לצידו. אין צורך להקליד שום דבר פעמיים: הכרטיס מתמלא מהשיחה עצמה, וכל מה שהבוט שאל וקיבל תשובה עליו נשמר אצל מי שאמר אותו.

1. 1למצוא כל אחד
2. 2כולם, והשלב שבו הם נמצאים
3. 3הכרטיס, ההערות וההיסטוריה

שלב 15 מתוך 16

קבלת תורים

שלב קביעת תור מציע רק זמנים שבהם אתם באמת פנויים, וכותב את התור ישירות לשבוע הזה. מחברים יומן גוגל והוא נכתב גם שם, כשכל מה שכבר קיים ביום שלכם נספר כתפוס — כך ששום זמן לא מוצע פעמיים.

1. 1לנוע בין השבועות
2. 2או לקבוע תור ידנית
3. 3מה שהבוט קבע

שלב 16 מתוך 16

הגדרת המגבלות ששומרות על המספר

זה המסך ששומר על מספר וואטסאפ לא רשמי מצרות. מכסה יומית, השהיה אקראית לפני כל תשובה וזמן המתנה לכל איש קשר — יחד הם מוודאים שהבוט לא עונה כמו משהו שהודלק לפני חמש דקות. מתחילים נמוך ומעלים לאט.

1. 1כמה ביום
2. 2ממתין רגע אקראי לפני
3. 3ולא פעמיים לאותו אדם